Як навчитися правильно розподіляти робочий час?

Багато людей переконані, що якби в добі було не 24 години, а більше, вони б не страждали від нестачі часу на виконання повсякденних завдань. Однак, як відзначають провідні фахівці тайм-менеджменту, суть проблеми полягає не в обсязі, а в правильності використання робочого режиму.

Яким чином слід раціонально розподіляти свій графік, щоб більше встигати і при цьому не перепрацьовувати — розглянемо в даній статті.

Способи грамотного розпорядження робочим часом

Багато людей часто стикаються з ситуаціями, коли активний трудовий процес тільки почався, а робочий день вже добігає кінця. В результаті великий обсяг завдань може залишитися невиконаним. А це загрожує погіршенням взаємин з керівництвом, клієнтами, партнерами і т.д.

Ось кілька основних моментів, які варто врахувати в процесі організації трудового режиму:

• слідування розпорядку дня;
• виділення певної кількості хвилин або годин на вирішення конкретного завдання;
• підтримання рівня продуктивності протягом дня;
• планування завдань завчасно.

Як навчитися раціонально розпоряджатися робочим часом?

Зараз є безліч методик ефективного використання часу та трудових ресурсів. Щоб їх застосувати на практиці, слід розібратися в основах.

Тайм менеджмент

Це не просто розумне слово з підручника з економіки. Під даним терміном розуміється оптимальний розподіл графіка, незалежно від роду діяльності та кількості обов'язків кожної людини. Тайм-менеджмент дозволяє ефективно планувати власний час, позначивши конкретну мету, перелік завдань і способи їх виконання.

Всі ці складові повинні застосовуватися в комплексі. В першу чергу, потрібно привчити себе щодня складати повний список справ в порядку пріоритетності. Бажано робити це з вечора попереднього дня. У міру зміни планів, що буває досить часто, можна вносити в нього корективи.

Робити записи найзручніше, скачавши і встановивши на телефон спеціальний мобільний додаток. Можна також використовувати комп'ютер або звичайний блокнот.

Далі необхідно визначитися зі ступенем важливості й терміновості кожної поставленої задачі. Важливі — це завдання, від вирішення яких залежить хід подальшої роботи. А термінові — це ті, які потребують максимально швидкого врегулювання та не терплять зволікання.

Важливу роль відіграє постановка головної мети, заради якої, власне, і вирішуються всі ці тактичні завдання. Від того, наскільки правильно вона визначена, залежить ефективність праці, а також мотивація керівника та підлеглих співробітників. Тільки при наявності вагомої мети робочий тонус буде підтримуватися протягом тривалого часу.

Підвищення продуктивності

Перш ніж приступити до роботи, необхідно:

• продумати найважливіші (глобальні) моменти;
• визначити другорядні завдання;
• навести порядок на робочому місці;
• налаштуватися на робочий лад.

Тільки при такому підході можна в повній мірі зосередитися на виконанні планів і повністю в них зануритися. Важливу роль відіграє дотримання режиму дня і відсутність стресових ситуацій. Слід приділити увагу якості сну, відпочинку, а також харчування. Від цього залежить рівень працездатності і активності людини.

Концентрація уваги

Необхідно мінімізувати вплив факторів, що відволікають увагу від основного робочого процесу. Слід постаратися не вирішувати кілька завдань одночасно. Бажано відключити телефон або хоча б вимкнути звук, уникати надмірного проведення часу в соціальних мережах.

Потрібно націлитися на вирішення однієї конкретної задачі. Здійснювати дзвінки й відповідати на повідомлення можна в перервах між роботою або у вечірній час, коли всі завдання виконані.

Перерви

Ефективно діяти зовсім не означає, що потрібно працювати не піднімаючи голови. Якщо систематично робити корисні перерви, це позитивно позначиться на продуктивності. Під час відпочинку не варто перекушувати. Краще робити фізичні вправи або здійснювати невеликі прогулянки, особливо при сидячій роботі.

Дотримуючись цих простих правил, кожна ділова людина зможе виконувати завдання якісно та своєчасно.

Сподіваємося, що дана інформація буде для вас корисною! Використовуйте перераховані вище рекомендації, і нехай ваш робочий режим завжди буде комфортним та плідним!